Veel mensen werken nu vanuit huis en moeten ook vanuit huis de vergaderingen volgen. Alleen er zijn ook vergaderlocaties waar je veilig kunt vergaderen met elkaar tijdens deze pandemie. In deze blog is te lezen waarom extern vergaderen zo goed is. Ook wordt er verteld hoe een goede home office eruit zou moeten zien en tips om een geschikte vergaderlocatie te kiezen.
Vergaderen
Je kan vergaderen op kantoor, maar ook in café bijvoorbeeld. Zo ben je in een andere ruimte en kan je andere ingevingen hebben. Doordat je in een nieuwe omgeving begeeft kan je nieuwe inspiratie krijgen, omdat je niet iedere muur al kent. Het kan de meeting speelser maken, waardoor er sneller nieuwe ideeën ontstaan. Ook zal een externe vergadering niet snel verstoort worden door collega’s. Verder kan een vergadering productiever zijn, omdat je voor een bepaalde tijd op die locatie zit. Ook de concentratie wordt verhoogd door de deelnemers als je bij een externe vergaderlocatie een vergadering hebt. Er zijn ook traininglocaties waar het mogelijk is om bijvoorbeeld met teambuilding bezig te zijn. Zo heb je traininglocaties in Utrecht, maar ook in Amsterdam of Zwolle.
Home office
Niet iedereen heeft de mogelijkheid om naar kantoor te gaan, maar dan moet je niet de hele tijd gaan zitten op de bank, in bed of aan de keukentafel. Hierdoor kan je juist minder efficiënt gaan werken. Hierom is het belangrijk om een goede home office voor jezelf te bouwen. Ook in de pandemie is het belangrijk om een vaste werkplek te hebben. Probeer een ruimte in te richten waar een bureau en een goede bureaustoel kan staan. Het is belangrijk om die twee goed passen te hebben, zodat je geen last krijgt van je rug. Verder is goed ligt belangrijk en een opgeruimd bureau dan is je hoofd ook goed opgeruimd. Probeer er een wel een persoonlijke touch aan te geven zo wordt het namelijk wel jouw kantoor, want je moet jezelf wel lekker voelen om daar te werken.
Tips geschikte vergaderlocatie te kiezen
- Maak een lijst met de wensen en verwachting van de vergadering. Hierdoor heb je la beter in kaart wat voor locatie het moet zijn.
- Bekijk wat het budget is voor de locatie.
- Bekijk naar de ambiance van de locatie. Past het bij de vergadering? Is het groot of klein? Zorg ervoor dat de locatie past bij het imago van het bedrijf, zodat het bijdraagt aan de ervaring van de vergadering.
- Kies een locatie die gemakkelijk te bereiken is.
- Bekijk de faciliteiten vooraf. Is er wifi beschikbaar? Kan je gemakkelijk een parkeerplek vinden etc.?
- Ga ook na wat voor catring er is bij de vergaderlocatie. Zodat je niet alleen keihard werkt, maar ook even kunt ontspannen, waardoor de productiviteit kan toenemen.
